Czy mail albo WhatsApp mogą być umową?

„Nie mamy podpisanej umowy. Wszystko ustaliliśmy tylko na mailu.” To zdanie bardzo często pojawia się dopiero wtedy, gdy współpraca zaczyna się psuć. Kontrahent nie płaci, kwestionuje zakres zlecenia, twierdzi, że cena była inna albo że termin wcale nie był wiążący. I wtedy pojawia się pytanie: czy skoro nie ma dokumentu z podpisami obu stron, to umowy w ogóle nie było?

W wielu przypadkach odpowiedź brzmi: umowa jak najbardziej mogła zostać zawarta.

Umowa nie zawsze musi być podpisana na papierze

W obrocie gospodarczym przyzwyczailiśmy się do tego, że „Umowa” oznacza kilka stron dokumentu zakończonych podpisami obu stron. Z prawnego punktu widzenia nie zawsze jest to konieczne. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego wola osoby dokonującej czynności prawnej może zostać wyrażona przez każde zachowanie, które ujawnia ją w sposób dostateczny.

W praktyce oznacza to, że do zawarcia wielu umów może dojść również poprzez:

wymianę wiadomości e-mail, korespondencję na WhatsAppie lub Messengerze, przyjęcie oferty przesłanej elektronicznie, złożenie zamówienia, a niekiedy również poprzez samo przystąpienie do wykonywania uzgodnionych czynności.,Nie nazwa pliku „UMOWA.pdf” decyduje więc o tym, czy strony są związane. Znaczenie ma przede wszystkim to, co rzeczywiście uzgodniły i czy z ich zachowania wynika zamiar zawarcia umowy.

„OK, działamy” może mieć większe znaczenie, niż się wydaje

Wyobraźmy sobie prostą sytuację.

Firma A wysyła kontrahentowi wiadomość:

„Możemy wykonać usługę za 18.000 zł netto. Termin realizacji do 15 listopada. Płatność 14 dni.”

Kontrahent odpowiada:

„Warunki są w porządku. Działamy.”

Nie powstała klasyczna umowa z podpisami. Nie oznacza to jednak automatycznie, że między stronami nie powstał stosunek prawny.

Jeżeli z korespondencji wynika, kto jest stroną umowy, czego dotyczy świadczenie, jaka została ustalona cena oraz że druga strona zaakceptowała ofertę, taka wymiana wiadomości może mieć bardzo istotne znaczenie zarówno dla samego zawarcia umowy, jak i późniejszego udowodnienia jej warunków.

Dlatego przedsiębiorca powinien traktować korespondencję biznesową znacznie poważniej niż zwykłą, niezobowiązującą rozmowę.

WhatsApp też może być dowodem

To samo dotyczy komunikatorów. W praktyce biznesowej coraz częściej szczegóły współpracy ustala się przez WhatsApp: termin, cenę, zakres dodatkowych robót, zmiany w zamówieniu czy zgodę na dodatkowe koszty. Jeżeli później dochodzi do sporu, taka korespondencja może stanowić istotny dowód tego, co strony uzgodniły.

Przykładowo wykonawca informuje:

„Tego elementu nie było w pierwotnym zakresie. Dodatkowy koszt wyniesie 6.000 zł.”

Zamawiający odpowiada:

„W porządku, proszę wykonać.”

Po zakończeniu prac trudno już sprowadzić całą rozmowę do stwierdzenia: „przecież nie podpisaliśmy aneksu”. Oczywiście zawsze trzeba sprawdzić, co przewidywała pierwotna umowa i czy wymagała określonej formy dla zmian. Niemniej sama korespondencja w komunikatorze może być bardzo istotna dla oceny sprawy.

Forma dokumentowa – czyli prawo dostrzega e-maile i wiadomości

Kodeks cywilny przewiduje tzw. formę dokumentową. Do jej zachowania wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób pozwalający ustalić osobę składającą oświadczenie. Dokumentem jest natomiast nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. W praktyce e-mail czy wiadomość wysłana za pośrednictwem komunikatora mogą więc – w zależności od okoliczności – spełniać wymogi formy dokumentowej.

I tutaj ważna rzecz: forma dokumentowa nie jest tym samym co forma pisemna.

Klasyczna forma pisemna wymaga własnoręcznego podpisu. Jej elektronicznym odpowiednikiem jest forma elektroniczna z kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykły e-mail bez kwalifikowanego podpisu nie staje się więc automatycznie „formą pisemną”, ale może spełniać wymogi formy dokumentowej.

Nie każdą umowę można jednak zawrzeć przez WhatsApp

To najważniejsze zastrzeżenie. Swoboda zawierania umów drogą elektroniczną nie oznacza, że każdą czynność prawną można skutecznie przeprowadzić przez komunikator. Przepisy mogą wymagać dla określonej czynności szczególnej formy – czasem pod rygorem nieważności.

Najbardziej oczywisty przykład to sprzedaż nieruchomości, która wymaga aktu notarialnego. W takim przypadku nawet najbardziej szczegółowa korespondencja na WhatsAppie nie zastąpi wizyty u notariusza. Szczególne wymogi występują również przy szeregu innych czynności, dlatego przed przyjęciem, że „mail wystarczy”, trzeba sprawdzić, czy dla konkretnej umowy ustawa albo wcześniejsza umowa stron nie przewidują szczególnej formy.

Uwaga na klauzulę: „wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej”

To bardzo częsta sytuacja w umowach między przedsiębiorcami.

Strony podpisują umowę, a na końcu pojawia się zapis:

„Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej.”

Kilka miesięcy później osoby odpowiedzialne za projekt ustalają wszystko przez e-mail. Zmieniają zakres prac, terminy, wynagrodzenie albo sposób realizacji. Dopóki współpraca przebiega dobrze, nikt się nad tym nie zastanawia. Problem pojawia się dopiero przy sporze. Wtedy jedna ze stron wyciąga podpisaną umowę i mówi:

„Nie było żadnej zmiany. Umowa wymagała formy pisemnej.”

Dlatego przy każdej istotnej zmianie trzeba sprawdzić, jaką formę strony wcześniej zastrzegły i jakie skutki wiążą się z jej niezachowaniem. Sam fakt, że obie strony przez kilka miesięcy korespondowały mailowo, nie zawsze kończy analizę.

A co, jeśli kontrahent twierdzi, że osoba pisząca maila nie mogła niczego uzgodnić?

To kolejny częsty problem w relacjach B2B. Przez pół roku wszystkie ustalenia prowadzi kierownik projektu, dyrektor sprzedaży albo pracownik działu zakupów. Dopiero kiedy pojawia się spór, druga strona twierdzi:

„Ta osoba nie była uprawniona do zawierania umów”.

W takiej sytuacji trzeba przeanalizować m.in. sposób reprezentacji przedsiębiorcy, zakres udzielonych pełnomocnictw, dotychczasowy sposób współpracy oraz to, jakie działania dana osoba faktycznie wykonywała w imieniu firmy. W przypadku spółek warto też pamiętać, że sposób reprezentacji ujawniony w KRS nie jest tylko technicznym szczegółem. Przedsiębiorca powinien więc wiedzieć nie tylko, co ustala w wiadomości, ale również z kim to ustala.

Faktura sama w sobie nie tworzy umowy

W praktyce często spotykane jest również rozumowanie:

„Wystawiłem fakturę, więc przecież mieliśmy umowę”.

To za mało. Faktura może być jednym z dowodów dotyczących współpracy, szczególnie gdy odpowiada wcześniejszym zamówieniom, korespondencji i rzeczywiście wykonanej usłudze. Samo jednostronne wystawienie faktury nie oznacza jednak automatycznie, że druga strona zaakceptowała wszystkie wskazane w niej warunki. Dlatego w sporze gospodarczym warto patrzeć na cały ciąg dokumentów i zachowań stron: korespondencję, zamówienia, oferty, potwierdzenia, protokoły, faktury, przelewy, wiadomości oraz faktyczny sposób wykonywania współpracy.

Najgorsze ustalenia to te „na telefon”

Mail ma jedną ogromną przewagę nad rozmową telefoniczną – zostawia ślad. Jeżeli kontrahenci ustalą telefonicznie dodatkowe wynagrodzenie w wysokości 30.000 zł, a po pół roku jedna strona temu zaprzeczy, zaczyna się problem dowodowy. Dlatego po ważnej rozmowie telefonicznej warto wysłać krótkiego maila:

„Potwierdzając naszą dzisiejszą rozmowę, ustaliliśmy, że…”

To prosta praktyka, która potrafi później oszczędzić przedsiębiorcy bardzo poważnego sporu.

Czy warto więc w ogóle podpisywać formalne umowy?

Zdecydowanie tak. To, że umowę można czasami skutecznie zawrzeć poprzez wymianę e-maili, nie oznacza, że jest to najlepszy sposób prowadzenia większych transakcji. Dobra umowa reguluje nie tylko cenę i przedmiot współpracy. Określa także m.in. terminy, zasady odbioru, odpowiedzialność stron, kary umowne, możliwość wypowiedzenia lub odstąpienia, poufność, sposób rozliczenia dodatkowych prac i procedurę na wypadek sporu. Warto w tym miejscu sięgnąć do utrwalonego stanowiska w środowisku prawniczym, które mówi: „Umowa jest na czas wojny, na czas pokoju jest uścisk dłoni”.

„30 tys. netto, termin koniec miesiąca. Działamy?”

A dopóki wszystko idzie dobrze, nikt ich nie potrzebuje.

Potrzebne stają się dokładnie wtedy, kiedy coś idzie źle. Umowa jest na czas wojny, na czas pokoju jest uścisk dłoni.

Masz tylko maile i wiadomości, a kontrahent kwestionuje umowę?

Brak podpisanego dokumentu nie oznacza automatycznie, że nie istnieje możliwość dochodzenia roszczeń. W takich sprawach kluczowe jest odtworzenie całego przebiegu współpracy: kto składał ofertę, kto ją zaakceptował, jakie warunki ustalono, kto reprezentował strony, co zostało wykonane i jakie dokumenty powstały później.

Kancelaria Prawna CLARO wspiera przedsiębiorców w analizie umów, sporach z kontrahentami oraz dochodzeniu roszczeń wynikających również z ustaleń dokonywanych drogą elektroniczną.