Jak prawidłowo zwolnić pracownika? Najczęstsze błędy pracodawców

Decyzja o zakończeniu współpracy z pracownikiem często zapada dużo wcześniej niż samo wręczenie wypowiedzenia. Z perspektywy pracodawcy problem zaczyna się jednak wtedy, gdy słuszna biznesowo decyzja zostaje źle przeprowadzona od strony prawnej. W praktyce samo przekonanie pracodawcy, że „są podstawy do zwolnienia”, nie wystarczy. Trzeba jeszcze wybrać właściwy tryb rozwiązania umowy, prawidłowo sformułować przyczynę, sprawdzić, czy pracownik nie podlega szczególnej ochronie, dochować wymaganej procedury, a na końcu zadbać o prawidłowe wręczenie dokumentu.

Błąd na którymkolwiek z tych etapów może skończyć się sporem przed sądem pracy, odszkodowaniem, a w niektórych przypadkach nawet przywróceniem pracownika do pracy.

Najpierw sprawdź, czy pracownika w ogóle można w tym momencie zwolnić

To powinien być pierwszy krok jeszcze przed przygotowaniem wypowiedzenia. Kodeks pracy przewiduje szereg sytuacji, w których pracownik korzysta ze szczególnej ochrony. Przykładowo pracodawca co do zasady nie może wypowiedzieć umowy pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż cztery lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli jego okres zatrudnienia pozwala na uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. Ochrona działa również w czasie urlopu oraz innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy – w granicach określonych przepisami.

Szczególnie szeroka ochrona dotyczy ciąży oraz korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem. Obecne przepisy prawa pracy chronią nie tylko przed samym wypowiedzeniem, ale w określonych przypadkach także przed prowadzeniem przygotowań do rozwiązania stosunku pracy. Do tego dochodzą szczególne regulacje dotyczące m.in. działaczy związkowych czy innych kategorii pracowników objętych ochroną na podstawie przepisów szczególnych.

Dlatego przed wręczeniem wypowiedzenia warto odpowiedzieć sobie nie tylko na pytanie: „czy mamy powód do zwolnienia?”, lecz również: „czy możemy zrobić to właśnie teraz i właśnie w tym trybie?”

Zbyt ogólna przyczyna wypowiedzenia

To jeden z najczęstszych błędów. Pracodawca wypowiadający umowę zawartą na czas określony lub nieokreślony musi wskazać przyczynę uzasadniającą wypowiedzenie. Obowiązek ten dotyczy również rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Problem pojawia się wtedy, gdy przyczyna zostaje sprowadzona do kilku ogólnych słów, np.:

„utrata zaufania”,

„niewłaściwe wykonywanie obowiązków”,

„brak zaangażowania”,

„niespełnianie oczekiwań pracodawcy”.

Takie sformułowania mogą opisywać ocenę pracodawcy, ale nie zawsze wyjaśniają pracownikowi, co konkretnie doprowadziło do zakończenia zatrudnienia. Jeżeli pracodawca powołuje się przykładowo na utratę zaufania, powinien być w stanie wskazać zdarzenia, które do tej utraty doprowadziły. Jeżeli przyczyną jest niewłaściwe wykonywanie obowiązków – warto wiedzieć, jakie obowiązki zostały naruszone, kiedy miało to miejsce i na czym dokładnie polegało. Dobrze przygotowane wypowiedzenie nie powinno być wielostronicowym aktem oskarżenia przeciwko pracownikowi. Przyczyna powinna jednak być na tyle konkretna, aby było wiadomo, dlaczego pracodawca podjął właśnie taką decyzję.

Przyczyna istnieje na papierze, ale nie ma na nią dowodów

To kolejny problem, który często ujawnia się dopiero w sądzie. Pracodawca pamięta rozmowy z pracownikiem, powtarzające się problemy, niezrealizowane polecenia czy skargi klientów. Tyle że po kilku miesiącach okazuje się, że większość ustaleń była ustna, nie sporządzano notatek, nie zachowano korespondencji, a osoba, która bezpośrednio nadzorowała pracownika, nie pamięta już szczegółów. Dlatego przygotowanie do zwolnienia warto zacząć od zebrania dokumentacji.

W zależności od sprawy znaczenie mogą mieć m.in. wiadomości e-mail, polecenia służbowe, raporty, wyniki pracy, dokumentacja dotycząca reklamacji, notatki ze spotkań, wcześniejsze upomnienia czy zeznania osób, które bezpośrednio obserwowały sposób wykonywania obowiązków.

Nie chodzi o to, aby przez kilka miesięcy „budować teczkę na pracownika”. Chodzi o to, żeby decyzja kadrowa, która może zostać później poddana kontroli sądu, miała rzeczywiste i możliwe do wykazania podstawy.

Pracodawca zapomina o organizacji związkowej

Jeżeli pracownika reprezentuje zakładowa organizacja związkowa, przed wypowiedzeniem umowy na czas określony lub nieokreślony może być konieczne przeprowadzenie konsultacji.

Pracodawca zawiadamia reprezentującą pracownika organizację o zamiarze wypowiedzenia, wskazując przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Organizacja związkowa ma następnie pięć dni na zgłoszenie umotywowanych zastrzeżeń. Dopiero po rozpatrzeniu jej stanowiska albo po bezskutecznym upływie tego terminu pracodawca podejmuje decyzję w sprawie wypowiedzenia. Inna procedura obowiązuje przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika – w takim przypadku organizacja związkowa ma na przedstawienie swojej opinii nie więcej niż trzy dni.Pominięcie wymaganej procedury może sprawić, że nawet merytorycznie uzasadnione rozwiązanie umowy okaże się wadliwe.

„Dyscyplinarka” stosowana jako szybsze wypowiedzenie

Rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika jest środkiem wyjątkowym. Nie powinno być traktowane jako sposób na szybkie zakończenie trudnej współpracy tylko dlatego, że pracodawca nie chce czekać do końca okresu wypowiedzenia.

Art. 52 Kodeksu pracy pozwala na takie rozwiązanie umowy m.in. w razie ciężkiego naruszenia przez pracownika podstawowych obowiązków pracowniczych. Przepisy przewidują ponadto miesięczny termin liczony od uzyskania przez pracodawcę wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy. W praktyce więc nie każde uchybienie, konflikt czy niewłaściwe wykonanie zadania uzasadnia rozwiązanie umowy w trybie natychmiastowym. Przed zastosowaniem art. 52 k.p. warto bardzo dokładnie przeanalizować zarówno samo zachowanie pracownika, jak i materiał dowodowy oraz moment, w którym pracodawca uzyskał o nim wiarygodną informację.

Sam dokument to nie wszystko – trzeba jeszcze prawidłowo go wręczyć

Oświadczenie o wypowiedzeniu albo rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. W oświadczeniu pracodawcy powinno znaleźć się również pouczenie o prawie odwołania do sądu pracy. W praktyce trzeba także zadbać o możliwość wykazania, kiedy pracownik otrzymał oświadczenie albo miał możliwość zapoznania się z jego treścią. Ma to znaczenie nie tylko dla ustalenia momentu złożenia oświadczenia, ale również dla terminów procesowych. Pracownik ma obecnie 21 dni na wniesienie odwołania od wypowiedzenia, a w przypadku rozwiązania umowy bez wypowiedzenia – 21 dni na wystąpienie z żądaniem przywrócenia do pracy lub odszkodowania.

Dlatego sposób wręczenia dokumentu powinien być przemyślany jeszcze zanim dojdzie do rozmowy z pracownikiem.

Co może się stać, jeśli pracodawca popełni błąd?

W przypadku nieuzasadnionego albo niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony lub nieokreślony pracownik może dochodzić przed sądem m.in. uznania wypowiedzenia za bezskuteczne, przywrócenia do pracy albo odszkodowania – zależnie od etapu sprawy i konkretnej sytuacji.

Podobne ryzyko istnieje w przypadku wadliwego rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. Pracownik może wówczas żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania.

Dla pracodawcy spór oznacza jednak nie tylko potencjalne koszty finansowe. To również konieczność angażowania osób odpowiedzialnych za HR i zarządzanie, przesłuchiwanie pracowników w charakterze świadków, analiza wielomiesięcznej korespondencji i prowadzenie procesu, którego często można było uniknąć poprzez prawidłowe przygotowanie rozwiązania umowy.

Jak przygotować się do zwolnienia pracownika?

Przed wręczeniem wypowiedzenia warto sprawdzić przede wszystkim:

1. jaki rodzaj umowy łączy strony i jaki tryb jej zakończenia jest właściwy,
2. czy pracownik nie podlega szczególnej ochronie,
3. jaka jest rzeczywista przyczyna rozwiązania umowy,
4. czy można ją wykazać dokumentami lub innymi dowodami,
5. czy konieczna jest konsultacja ze związkiem zawodowym,
6. jaki okres wypowiedzenia należy zastosować,
7. kto jest uprawniony do złożenia oświadczenia w imieniu pracodawcy,
8. jak prawidłowo wręczyć dokument pracownikowi.

W szczególności przy pracownikach zatrudnionych od wielu lat, osobach pełniących funkcje kierownicze, konfliktach w zespole, zwolnieniach dyscyplinarnych albo sytuacjach, w których pracownik korzysta lub może korzystać ze szczególnej ochrony, warto przeanalizować sprawę przed podjęciem formalnych czynności.

Często łatwiej zmienić treść dokumentu dzień przed jego wręczeniem niż kilka miesięcy później przekonywać sąd, co pracodawca miał na myśli.

Prawo pracy dla pracodawców – Jasło i Rzeszów

Kancelaria Prawna CLARO wspiera pracodawców w bieżących sprawach z zakresu prawa pracy – od przygotowywania wypowiedzeń i rozwiązań umów bez wypowiedzenia, przez analizę sytuacji pracowniczych, regulaminy i dokumentację wewnętrzną, po reprezentację w sporach przed sądami pracy. Pomoc prawna może obejmować zarówno pojedynczą sprawę pracowniczą, jak i stałą obsługę przedsiębiorstwa lub działu HR.

Kancelaria świadczy pomoc prawną dla przedsiębiorców i pracodawców w Jaśle, Rzeszowie oraz na terenie całej Polski.