Czy osoba na kierowniczym stanowisku może dochodzić zapłaty za nadgodziny?

Samo stanowisko kierownicze nie zawsze odbiera prawo do wynagrodzenia

Praca po 10–12 godzin dziennie, telefony po godzinach, wyjazdy do klientów, spotkania w innych miastach, raportowanie wieczorami i brak dodatkowego wynagrodzenia — to rzeczywistość wielu osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, menedżerskich i dyrektorskich.

Pracodawcy często wychodzą z założenia, że skoro pracownik jest „dyrektorem”, „managerem” albo „kierownikiem”, to nie przysługują mu żadne należności za pracę ponad standardowy czas pracy. Czasami pojawia się także argument, że skoro pracownik korzysta z samochodu służbowego, laptopa, telefonu albo otrzymuje wyższe wynagrodzenie zasadnicze, to nie może domagać się zapłaty za godziny nadliczbowe.

Takie stanowisko jest zbyt daleko idące. W wielu przypadkach prawa pracy pracownik zatrudniony na stanowisku kierowniczym może skutecznie dochodzić wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Czym są godziny nadliczbowe?

Zgodnie z Kodeksem pracy podstawowa norma czasu pracy wynosi co do zasady 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy. Pracą w godzinach nadliczbowych jest praca wykonywana ponad obowiązujące pracownika normy czasu pracy albo ponad przedłużony dobowy wymiar czasu pracy wynikający z obowiązującego systemu i rozkładu czasu pracy.
Za pracę w godzinach nadliczbowych pracownikowi przysługuje normalne wynagrodzenie oraz dodatek — zasadniczo 50% albo 100%, w zależności od tego, kiedy praca była wykonywana.
Podstawowe przepisy w tym zakresie to art. 128 § 1 k.p., art. 129 § 1 k.p., art. 151 § 1 k.p. oraz art. 151¹ k.p.

Czy dyrektor zawsze traci prawo do nadgodzin?

Nie. Samo wpisanie w umowie o pracę stanowiska „dyrektor”, „manager”, „kierownik” albo „head of…” nie oznacza jeszcze, że pracownik automatycznie traci prawo do wynagrodzenia za nadgodziny.

Pracodawcy najczęściej powołują się w takich sytuacjach na art. 151⁴ § 1 k.p. Przepis ten przewiduje, że pracownicy zarządzający w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz kierownicy wyodrębnionych komórek organizacyjnych wykonują — w razie konieczności — pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia i dodatku za godziny nadliczbowe.

To jest jednak wyjątek, a nie zasada.

W praktyce należy więc zbadać, czy dany pracownik rzeczywiście zarządza zakładem pracy albo wyodrębnioną komórką organizacyjną, czy ma realny wpływ na organizację pracy, czas pracy podległego zespołu, zakres zadań, budżet, zatrudnienie i sposób funkcjonowania działu. Jeżeli pracownik ma jedynie kierowniczą nazwę stanowiska, ale w rzeczywistości wykonuje zadania operacyjne, sprzedażowe, handlowe lub administracyjne na równi z innymi pracownikami, nie powinien być automatycznie pozbawiony prawa do nadgodzin.

„W razie konieczności” nie oznacza pracy po 70 godzin tygodniowo

Art. 151⁴ k.p. mówi o pracy poza normalnymi godzinami pracy „w razie konieczności”. To oznacza sytuacje wyjątkowe, nietypowe, incydentalne. Nie oznacza to, że pracodawca może stale organizować pracę dyrektora lub kierownika w taki sposób, że wykonanie obowiązków wymaga codziennej pracy po kilkanaście godzin.

Sąd Najwyższy wielokrotnie wskazywał, że pracodawca nie może tak ustalić zakresu obowiązków, aby jego wykonanie w normalnym czasie pracy było niemożliwe. W wyroku z 20 lutego 2020 r., I PK 247/18, SN podkreślił, że z art. 151⁴ k.p. wynika zakaz stosowania takich rozwiązań organizacyjnych, które już w swoim założeniu powodują konieczność stałego wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych przez osoby zajmujące stanowiska kierownicze.

Jeżeli więc pracownik stale pracuje np. 60–70 godzin tygodniowo, nie mamy do czynienia z incydentalną dyspozycyjnością kadry kierowniczej, ale z systemowym przekroczeniem norm czasu pracy. Taka sytuacja może uzasadniać roszczenie o zapłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe.

Samochód służbowy nie zastępuje wynagrodzenia za nadgodziny

Częstym argumentem pracodawcy jest twierdzenie, że pracownik korzysta z samochodu służbowego, telefonu, laptopa albo innych narzędzi pracy, więc nie powinien domagać się zapłaty za nadgodziny.

To nieprawidłowe rozumowanie.

Samochód służbowy jest najczęściej narzędziem pracy. Jeżeli pracownik, szczególnie handlowiec, dyrektor sprzedaży albo dyrektor handlowy, musi regularnie odwiedzać klientów, kontrahentów, oddziały lub punkty sprzedaży, samochód umożliwia mu wykonywanie obowiązków. Nie jest jednak ustawowym ekwiwalentem wynagrodzenia za pracę ponad normy czasu pracy.

Kodeks pracy przewiduje konkretne sposoby rekompensaty nadgodzin: wynagrodzenie z dodatkiem, czas wolny albo — w określonych przypadkach — ryczałt za nadgodziny. Samochód służbowy nie mieści się w tych kategoriach.

Czy czas dojazdu do klienta może być czasem pracy?

Tak, w wielu przypadkach czas dojazdu do klienta, kontrahenta albo innego miasta może stanowić czas pracy.

Trzeba jednak odróżnić klasyczną, incydentalną podróż służbową od pracy mobilnej.

Jeżeli pracownik ma stałe miejsce pracy, a wyjazd do innego miasta jest jednorazową delegacją, pracodawca może twierdzić, że sam czas biernego przemieszczania się poza normalnymi godzinami pracy nie zawsze stanowi czas pracy.

Inaczej wygląda sytuacja pracownika mobilnego, czyli takiego, którego praca polega na stałym przemieszczaniu się — na przykład do klientów, kontrahentów, oddziałów, sklepów, punktów sprzedaży lub miejsc spotkań handlowych. Wtedy przejazd nie jest prywatnym dojazdem ani biernym czasem podróży. Jest elementem wykonywania pracy.

W postanowieniu z 10 lipca 2024 r., I PSK 73/23, Sąd Najwyższy wskazał, że w przypadku pracownika mobilnego czas niezbędnych przejazdów stanowi czas pracy, ponieważ podczas przejazdów pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy, a świadczenie pracy polega również na samym przemieszczaniu się. Co ważne, nie ma decydującego znaczenia, czy pracownik jedzie własnym samochodem, samochodem służbowym czy transportem publicznym.

Dlatego w przypadku dyrektora handlowego, regionalnego kierownika sprzedaży albo handlowca czas przejazdu do klienta może zostać wliczony do czasu pracy, jeżeli taki przejazd jest elementem wykonywania obowiązków służbowych. Jeżeli po doliczeniu tego czasu dochodzi do przekroczenia norm dobowych albo tygodniowych, może powstać roszczenie o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe.

Jak pracownik może dochodzić zapłaty za nadgodziny?

Pierwszym krokiem powinno być zabezpieczenie dowodów. W sprawach o nadgodziny na gruncie prawa pracy bardzo duże znaczenie mają dokumenty i dane pokazujące rzeczywisty czas pracy, a nie tylko formalna ewidencja prowadzona przez pracodawcę.

Pracownik powinien zabezpieczyć w szczególności:

umowę o pracę i aneksy,
zakres obowiązków,
regulamin pracy,
schemat organizacyjny,
kalendarz spotkań,
zaproszenia Outlook, Teams lub Google Calendar,
wiadomości e-mail i SMS wysyłane po godzinach pracy,
raporty CRM,
harmonogramy wizyt,
rozliczenia delegacji,
polecenia wyjazdów,
historię GPS,
karty paliwowe,
faktury za autostrady, parkingi i hotele,
korespondencję z przełożonymi lub HR,
dane pokazujące, czy pracownik miał realny wpływ na organizację czasu pracy.

Następnie można przygotować wezwanie do zapłaty, w którym pracownik wskaże okres, którego dotyczy roszczenie, podstawę prawną, przybliżoną liczbę godzin nadliczbowych oraz żądaną kwotę. W wielu sprawach przed skierowaniem pozwu warto także przeprowadzić analizę dokumentów i wyliczyć roszczenie z podziałem na poszczególne miesiące.

Jeżeli pracodawca odmawia zapłaty, pracownik może skierować sprawę do sądu pracy. W toku postępowania sąd może korzystać z dokumentów, zeznań świadków, korespondencji elektronicznej, danych z systemów firmowych, a w razie potrzeby również z opinii biegłego do wyliczenia należnego wynagrodzenia.

Czy roszczenia o nadgodziny się przedawniają?

Tak. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się co do zasady z upływem 3 lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Wynika to z art. 291 § 1 k.p.

W praktyce oznacza to, że nie należy zwlekać z analizą sprawy. W przypadku wielomiesięcznej albo wieloletniej pracy ponad normy część roszczeń może stopniowo ulegać przedawnieniu.

Podsumowanie CLARO

Pracownik zatrudniony na stanowisku dyrektora, kierownika lub managera nie zawsze jest pozbawiony prawa do wynagrodzenia za godziny nadliczbowe. Decydujące znaczenie ma nie sama nazwa stanowiska, ale rzeczywisty zakres obowiązków, poziom samodzielności oraz sposób organizacji pracy przez pracodawcę.

Jeżeli praca ponad normy ma charakter stały, wynika z nadmiernego zakresu obowiązków albo wadliwej organizacji pracy, pracownik może dochodzić zapłaty za nadgodziny. Dotyczy to również sytuacji, w której pracownik korzysta z samochodu służbowego albo wykonuje pracę mobilną, wymagającą regularnych przejazdów do klientów lub kontrahentów.

W sprawach tego typu kluczowe znaczenie ma analiza dokumentów i dowodów. Im lepiej zostanie odtworzony rzeczywisty czas pracy, tym większe szanse na skuteczne dochodzenie należności.

Jeżeli pracujesz na stanowisku kierowniczym, wykonujesz obowiązki po godzinach, regularnie wyjeżdżasz do klientów i nie otrzymujesz wynagrodzenia za nadgodziny, warto skonsultować swoją sytuację z prawnikiem. Każda sprawa wymaga indywidualnej oceny, ale samo stanowisko „dyrektora” nie zamyka drogi do dochodzenia zapłaty.

Podstawy prawne i orzecznictwo

art. 128 § 1 Kodeksu pracy,
art. 129 § 1 Kodeksu pracy,
art. 151 § 1 Kodeksu pracy,
art. 151¹ Kodeksu pracy,
art. 151⁴ Kodeksu pracy,
art. 291 § 1 Kodeksu pracy,
wyrok Sądu Najwyższego z 20 lutego 2020 r., sygn. akt: I PK 247/18,
wyrok Sądu Najwyższego z 21 marca 2019 r., sygn. akt: II PK 332/17,
wyrok Sądu Najwyższego z 14 grudnia 2004 r., sygn. akt: II PK 106/04,
wyrok Sądu Najwyższego z 24 lutego 2021 r., sygn. akt: III PSKP 4/21,
postanowienie Sądu Najwyższego z 10 lipca 2024 r., sygn. akt: I PSK 73/23.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie. Ocena zasadności roszczeń o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe wymaga analizy dokumentów, rzeczywistego zakresu obowiązków oraz sposobu organizacji pracy u danego pracodawcy.