Nowe uprawnienia PIP: decyzja o ustaleniu istnienia stosunku pracy – co to oznacza dla pracodawców?

Od 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy zyskała nowe, istotne uprawnienia w zakresie kontroli form zatrudnienia. Najważniejszą zmianą jest możliwość wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy w sytuacji, gdy osoba formalnie współpracuje na podstawie umowy cywilnoprawnej albo B2B, ale w praktyce wykonuje pracę w warunkach charakterystycznych dla umowy o pracę.

To istotna zmiana dla pracodawców, przedsiębiorców oraz działów HR. Do tej pory ustalenie istnienia stosunku pracy następowało co do zasady w postępowaniu przed sądem pracy. Obecnie kontrola PIP może szybciej doprowadzić do formalnego potwierdzenia, że dana relacja nie jest w rzeczywistości zleceniem, kontraktem B2B albo inną umową cywilnoprawną, lecz stosunkiem pracy.

Czego dotyczy nowe uprawnienie PIP?

Nowe przepisy nie zmieniają samej definicji stosunku pracy. Nadal podstawowe znaczenie ma art. 22 § 1 Kodeksu pracy. Zgodnie z nim przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania określonej pracy na rzecz pracodawcy, pod jego kierownictwem, w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca zobowiązuje się do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.

Zmiana dotyczy przede wszystkim mechanizmu egzekwowania tych zasad. PIP zyskuje narzędzie pozwalające reagować na sytuacje, w których umowa cywilnoprawna albo B2B jest wykorzystywana mimo tego, że sposób wykonywania pracy odpowiada zatrudnieniu pracowniczemu.

Innymi słowy: nie chodzi o zakaz korzystania z B2B, umów zlecenia czy umów o świadczenie usług. Chodzi o przypadki, w których taka forma jest pozorna, a w rzeczywistości strony funkcjonują jak pracodawca i pracownik.

Kiedy PIP może uznać, że istnieje stosunek pracy?

Ryzyko pojawia się przede wszystkim wtedy, gdy w relacji z osobą współpracującą występują łącznie cechy typowe dla zatrudnienia pracowniczego.

Do najważniejszych należą:

• osobiste wykonywanie pracy,
• podporządkowanie kierownictwu pracodawcy,
• wykonywanie pracy w miejscu i czasie wyznaczonym przez zatrudniającego,
• odpłatność pracy,
• powtarzalny i zorganizowany charakter obowiązków,
• brak realnej samodzielności organizacyjnej po stronie osoby współpracującej.

W praktyce oznacza to, że sama nazwa umowy nie przesądza o bezpieczeństwie firmy. Umowa może być nazwana „B2B”, „umową zlecenia” albo „umową o świadczenie usług”, ale jeżeli codzienny model współpracy odpowiada stosunkowi pracy, PIP może zakwestionować taką konstrukcję.

Przykład: B2B, które w praktyce wygląda jak etat

Wyobraźmy sobie firmę, która współpracuje z osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. Strony zawarły umowę B2B, ale w praktyce współpracownik:

• codziennie pracuje w biurze firmy od 8:00 do 16:00,
• ma bezpośredniego przełożonego,
• wykonuje bieżące polecenia jak pozostali pracownicy,
• nie może świadczyć usług przez zastępcę,
• nie ponosi realnego ryzyka gospodarczego,
• otrzymuje stałe miesięczne wynagrodzenie,
• korzysta wyłącznie ze sprzętu i systemów firmy,
• jest przedstawiany klientom jako członek zespołu firmy.

W takiej sytuacji ryzyko uznania współpracy za stosunek pracy jest wysokie. Problemem nie jest samo B2B, lecz to, że sposób wykonywania umowy przypomina etat.

Jak wygląda procedura?

Nowe przepisy zakładają etapowość działania PIP.

W pierwszej kolejności inspektor pracy, po stwierdzeniu nieprawidłowości, może wydać polecenie usunięcia naruszenia. Pracodawca i osoba wykonująca pracę mogą wtedy dostosować relację do prawa — na przykład zawrzeć umowę o pracę albo zmienić sposób wykonywania umowy cywilnoprawnej tak, aby nie miała cech stosunku pracy.

Jeżeli polecenie nie zostanie wykonane, sprawa może trafić do okręgowego inspektora pracy. To właśnie okręgowy inspektor pracy, a nie pojedynczy inspektor prowadzący kontrolę, będzie organem właściwym do wydania decyzji administracyjnej stwierdzającej istnienie stosunku pracy.

Alternatywnie sprawa może zostać skierowana do sądu pracy.

Czy decyzja PIP działa wstecz?

Co do zasady decyzja okręgowego inspektora pracy wywołuje skutki od dnia jej wydania. Oznacza to, że nie jest to automatyczne „przeliczenie” całej wcześniejszej współpracy od początku jej trwania.

Nie oznacza to jednak, że wcześniejszy okres jest całkowicie bez znaczenia. W określonych przypadkach możliwe pozostaje dochodzenie ustalenia istnienia stosunku pracy przed sądem, także w odniesieniu do wcześniejszego okresu. Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy chodzi o rozliczenia historyczne, roszczenia pracownicze, składki, urlopy, nadgodziny albo inne świadczenia.

Dla pracodawcy oznacza to, że nie należy patrzeć wyłącznie na przyszłość. Warto sprawdzić, czy dotychczasowe modele współpracy nie tworzą ryzyka także za okres wcześniejszy.

Czy można odwołać się od decyzji?

Tak. Decyzja administracyjna PIP nie jest ostatecznym i niekontrolowalnym rozstrzygnięciem. Strony mogą złożyć odwołanie do sądu pracy.

Jeżeli odwołanie zostanie wniesione, decyzja co do zasady stanie się wykonalna dopiero po prawomocnym rozstrzygnięciu sprawy przez sąd, chyba że zostanie jej nadany rygor natychmiastowej wykonalności.

Z perspektywy pracodawcy oznacza to konieczność odpowiedniego przygotowania materiału dowodowego już na etapie kontroli. Nie wystarczy sama umowa. Znaczenie będą miały również dokumenty, korespondencja, sposób organizacji pracy, raportowanie, grafiki, dostęp do systemów, procedury wewnętrzne oraz praktyka stosowana przez menedżerów.

Największe ryzyka dla pracodawców

Nowe uprawnienia PIP są szczególnie ważne dla firm, które korzystają z dużej liczby umów B2B, umów zlecenia albo innych form współpracy cywilnoprawnej.

Ryzyko może dotyczyć zwłaszcza sytuacji, w których:

• osoby na B2B wykonują zadania tak jak pracownicy,
• zleceniobiorcy pracują według grafików ustalanych przez firmę,
• współpracownicy mają przełożonych i podlegają bieżącym poleceniom,
• firma wymaga pracy w określonych godzinach i miejscu,
• nie ma możliwości zastępstwa lub podwykonawstwa,
• wynagrodzenie ma charakter stałej miesięcznej „pensji na fakturze”,
• osoba współpracująca nie ponosi realnego ryzyka gospodarczego,
• dokumenty nie odpowiadają rzeczywistej praktyce.

Największym problemem może być powtarzalność modelu. Jeżeli jedna umowa zostanie zakwestionowana, PIP może zainteresować się również innymi relacjami funkcjonującymi w firmie na podobnych zasadach.

Co powinni zrobić pracodawcy?

Pracodawcy powinni przede wszystkim przeprowadzić przegląd stosowanych form współpracy. Nie chodzi o automatyczną rezygnację z B2B albo zleceń, lecz o sprawdzenie, czy dany model jest rzeczywiście spójny z jego prawnym charakterem.

W praktyce warto zweryfikować:

1. czy umowa odpowiada rzeczywistemu sposobowi wykonywania pracy,
2. czy osoba współpracująca ma realną samodzielność,
3. czy nie podlega bieżącemu kierownictwu jak pracownik,
4. czy nie ma sztywno narzuconego miejsca i czasu pracy,
5. czy może korzystać z zastępstwa lub podwykonawców,
6. czy ponosi odpowiedzialność za rezultat albo należyte wykonanie usług,
7. czy wynagrodzenie nie jest w praktyce zwykłą pensją,
8. czy firma nie stosuje wobec niej procedur typowych dla pracowników,
9. czy menedżerowie rozumieją różnicę między koordynacją usług a kierownictwem pracowniczym,
10. czy dokumentacja HR i compliance jest aktualna.

Audyt B2B i umów cywilnoprawnych jako element HR compliance

Nowe uprawnienia PIP powodują, że audyt umów B2B i cywilnoprawnych powinien stać się jednym z podstawowych elementów HR compliance.

Taki audyt powinien obejmować nie tylko treść umów, ale również praktykę ich wykonywania. Kluczowe jest sprawdzenie, jak wygląda codzienna współpraca: kto wydaje polecenia, kto ustala czas pracy, gdzie wykonywane są czynności, czy istnieje możliwość zastępstwa, jak rozliczane jest wynagrodzenie i czy osoba współpracująca rzeczywiście działa jak niezależny przedsiębiorca.

W wielu firmach problemem nie jest brak dokumentów, ale rozbieżność między dokumentami a praktyką. Umowa może być poprawnie napisana, ale jeżeli menedżerowie traktują kontraktora jak pracownika, ryzyko nadal pozostaje wysokie.

Podsumowanie CLARO

Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy istotnie zmieniają praktyczne ryzyko związane z korzystaniem z B2B, zleceń i innych form współpracy cywilnoprawnej.

Nie oznacza to, że każda umowa B2B albo umowa zlecenia jest zagrożona. Legalne i rzeczywiste relacje cywilnoprawne nadal mogą być stosowane. Problem dotyczy tych sytuacji, w których forma umowy nie odpowiada faktycznemu sposobowi wykonywania pracy.

Dla pracodawców najważniejszy wniosek jest prosty: należy sprawdzić nie tylko treść umów, ale także codzienną praktykę współpracy. To właśnie praktyka będzie miała decydujące znaczenie podczas kontroli PIP.

Firmy, które korzystają z kontraktorów B2B, zleceniobiorców albo innych form współpracy pozaetatowej, powinny rozważyć audyt dokumentacji i modelu współpracy. Pozwoli to ograniczyć ryzyko kontroli, decyzji PIP, sporów sądowych oraz konsekwencji finansowych i organizacyjnych.