Premia a L4 – czy pracownik powinien dostać pełną premię mimo choroby?

To pytanie wraca w wielu firmach. Pracownik przez część miesiąca przebywa na zwolnieniu lekarskim, ale jednocześnie spełnia warunki do otrzymania premii. Czy pracodawca może ją proporcjonalnie obniżyć? Odpowiedź brzmi: to zależy przede wszystkim od tego, jak premia została uregulowana w przepisach płacowych i jak pracodawca stosuje te zasady w praktyce.

Premia regulaminowa a nagroda uznaniowa

Najpierw trzeba ustalić, z jakim świadczeniem mamy do czynienia. Premia regulaminowa przysługuje po spełnieniu z góry określonych, obiektywnych warunków. Jeżeli pracownik je spełnia, pracodawca co do zasady nie może swobodnie odmówić jej wypłaty. Inaczej wygląda sytuacja przy nagrodzie uznaniowej, której przyznanie zależy od decyzji pracodawcy. To rozróżnienie ma znaczenie również przy absencji chorobowej.

Czy premię można pomniejszyć za czas L4?

Tak. W systemie premiowym można przewidzieć, że premia za dany miesiąc ulega obniżeniu za okres niezdolności do pracy. Taka zasada powinna jednak wynikać z regulaminu wynagradzania albo innego aktu określającego warunki premiowania.

Sąd Najwyższy w Wyroku z 3 sierpnia 2016 r., sygn. I UK 178/16, wskazał, że przy premii regulaminowej zasady jej zmniejszania mogą być określone poprzez tzw. reduktory. W przypadku choroby mogą one polegać na ustaleniu, że za okres pobierania zasiłku premia nie przysługuje albo ulega odpowiedniemu zmniejszeniu.

Nie wystarczy jednak, że pracodawca po prostu zacznie pomniejszać premię według własnego uznania. Kryteria powinny być jasne i znane pracownikom.

Regulamin to nie wszystko

Istotne jest również to, jak pracodawca faktycznie postępuje. Sąd Najwyższy zwraca uwagę, że przy ocenie premii za okres choroby znaczenie ma nie tylko brzmienie przepisów płacowych, lecz także utrwalona praktyka w firmie. Jeżeli regulamin sugeruje jedno, ale pracownicy przez lata otrzymują pełną premię mimo absencji, może to mieć znaczenie przy późniejszym sporze. Dlatego system premiowy powinien być nie tylko dobrze napisany, ale również konsekwentnie stosowany.

Premia a podstawa zasiłku chorobowego

Tu pojawia się drugi ważny problem. Zgodnie z art. 41 ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo podczas pobierania zasiłku i które są mu za ten okres wypłacane. Z kolei art. 42 określa zasady uwzględniania premii i innych składników wynagrodzenia w podstawie świadczeń chorobowych. Dlatego konstrukcja premii ma wpływ nie tylko na wysokość bieżącego wynagrodzenia pracownika, ale również na sposób rozliczania świadczeń chorobowych.

Czy warto zmienić regulamin wynagradzania?

Jeżeli obecny regulamin nie reguluje wpływu absencji chorobowej na premię albo robi to nieprecyzyjnie, warto go przeanalizować. W praktyce problemem często nie jest sam zamiar pracodawcy, ale brak spójności między regulaminem, umowami o pracę i sposobem naliczania wynagrodzeń przez kadry lub księgowość.

Dobrze skonstruowany system premiowy powinien jasno odpowiadać na pytania:

• czy absencja chorobowa wpływa na premię,
• w jaki sposób następuje jej pomniejszenie,
• jak traktowane są inne usprawiedliwione nieobecności,
• oraz jak zasady premiowania przekładają się na świadczenia chorobowe.

Kancelaria Prawna CLARO wspiera pracodawców w tworzeniu i weryfikacji regulaminów wynagradzania, systemów premiowych oraz innych dokumentów z zakresu prawa pracy i HR. Pomoc świadczymy dla przedsiębiorców na terenie całej Polski.