Wypadek przy pracy – obowiązki pracodawcy krok po kroku

Wypadek w zakładzie pracy potrafi w ciągu kilku minut uruchomić cały ciąg obowiązków po stronie pracodawcy. Trzeba zadbać o poszkodowanego, zabezpieczyć miejsce zdarzenia, zebrać dowody, uruchomić postępowanie powypadkowe, a w niektórych przypadkach również niezwłocznie zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy i prokuraturę.

W praktyce największym błędem jest odkładanie formalności „na później”. To właśnie pierwsze godziny po zdarzeniu często decydują o tym, czy później będzie można prawidłowo ustalić jego przebieg i przyczyny.

Najpierw: czy każde zdarzenie w pracy jest wypadkiem przy pracy?

Nie. Należy wskazać, iż zgodnie z art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych, za wypadek przy pracy uważa się nagłe zdarzenie wywołane przyczyną zewnętrzną, powodujące uraz albo śmierć i pozostające w związku z pracą.

Związek z pracą może występować m.in. podczas wykonywania zwykłych czynności lub poleceń przełożonych, wykonywania czynności na rzecz pracodawcy nawet bez polecenia albo pozostawania w dyspozycji pracodawcy w określonej przez ustawę drodze związanej z wykonywaniem obowiązków.

Nie wystarczy więc samo stwierdzenie, że „stało się to w firmie”. Ostateczna kwalifikacja zdarzenia wymaga ustalenia konkretnych okoliczności.

Krok 1. Pomoc poszkodowanemu i usunięcie zagrożenia

Pierwszeństwo mają oczywiście życie i zdrowie pracownika. Przepis art. 234 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek podjęcia działań eliminujących albo ograniczających zagrożenie oraz zapewnienia pierwszej pomocy osobom poszkodowanym. Dopiero obok tych działań pojawia się obowiązek ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku oraz zastosowania środków, które mają zapobiec podobnym zdarzeniom w przyszłości.

Jeżeli sytuacja tego wymaga, należy więc wezwać pogotowie, udzielić pierwszej pomocy i zabezpieczyć pozostałych pracowników przed dalszym niebezpieczeństwem.

Krok 2. Zabezpieczenie miejsca wypadku

To etap, o którym pracodawcy często przypominają sobie dopiero wtedy, gdy zaczyna się postępowanie powypadkowe. Miejsce zdarzenia powinno zostać zabezpieczone w taki sposób, aby osoby niepowołane nie miały do niego dostępu, nie uruchamiano bez potrzeby maszyn związanych z wypadkiem oraz nie zmieniano położenia urządzeń czy przedmiotów, które mogą mieć znaczenie dla odtworzenia przebiegu zdarzenia. Wyjątkiem są sytuacje, w których zmiana jest konieczna dla ratowania ludzi lub mienia albo zapobieżenia dalszemu niebezpieczeństwu.

W praktyce warto od razu wykonać zdjęcia miejsca zdarzenia, zabezpieczyć monitoring, ustalić świadków oraz zachować dokumenty dotyczące maszyny, urządzenia czy stanowiska pracy. Szczególnie monitoring jest dowodem, którego nie powinno się zostawiać na później – w wielu systemach nagrania są automatycznie nadpisywane.

Krok 3. Sprawdzenie, czy trzeba zawiadomić PIP i prokuratora

Nie każdy wypadek przy pracy wymaga zawiadomienia prokuratury i Państwowej Inspekcji Pracy.

Pracodawca ma jednak obowiązek niezwłocznego zawiadomienia właściwego okręgowego inspektora pracy i prokuratora, jeżeli doszło do wypadku śmiertelnego, ciężkiego albo zbiorowego. Obowiązek dotyczy również innego zdarzenia mającego związek z pracą, które wywołało takie skutki i może zostać uznane za wypadek przy pracy.

„Ciężki wypadek” nie oznacza po prostu każdego poważniejszego urazu. Ustawa zawiera jego własną definicję, obejmującą m.in. ciężkie uszkodzenia ciała, chorobę zagrażającą życiu, trwałe istotne zeszpecenie czy całkowitą albo częściową niezdolność do pracy w zawodzie. Wypadek zbiorowy to natomiast zdarzenie, w którym w wyniku tego samego zdarzenia poszkodowane zostały co najmniej dwie osoby.

Krok 4. Powołanie zespołu powypadkowego

Okoliczności i przyczyny zdarzenia ustala zespół powypadkowy.

Co do zasady w jego skład wchodzą pracownik służby BHP oraz społeczny inspektor pracy. Przepisy przewidują jednak inne rozwiązania dla pracodawców, którzy nie mają obowiązku tworzenia służby BHP albo u których nie działa społeczna inspekcja pracy. W najmniejszych zakładach, jeżeli nie można utworzyć standardowego dwuosobowego zespołu, mogą go tworzyć pracodawca i specjalista spoza zakładu pracy.

Krok 5. Ustalenie, co właściwie się wydarzyło

Postępowanie powypadkowe nie powinno sprowadzać się do wypełnienia gotowego formularza.

Zespół dokonuje oględzin miejsca zdarzenia i urządzeń, bada warunki wykonywania pracy, wysłuchuje poszkodowanego, zbiera informacje od świadków, a jeżeli jest to potrzebne – korzysta z opinii lekarza lub innych specjalistów. Może również sporządzić szkice i fotografie oraz zebrać inne dowody istotne dla wyjaśnienia zdarzenia.

To właśnie na tym etapie powinno się odpowiedzieć na pytania: co było bezpośrednią przyczyną wypadku, czy zastosowano właściwe zabezpieczenia, czy pracownik był prawidłowo przeszkolony, czy dysponował wymaganymi środkami ochrony oraz czy organizacja pracy mogła przyczynić się do zdarzenia.

Nie warto przy tym od początku budować postępowania pod założoną tezę – ani „to na pewno wina pracownika”, ani „to na pewno wina pracodawcy”. Protokół powinien wynikać z materiału dowodowego.

Krok 6. Protokół powypadkowy – ważny termin 14 dni

Po ustaleniu okoliczności i przyczyn zdarzenia zespół powypadkowy sporządza protokół powypadkowy.

Co do zasady powinien to zrobić nie później niż w ciągu 14 dni od dnia uzyskania zawiadomienia o wypadku. Jeżeli z uzasadnionych przyczyn nie jest możliwe zachowanie tego terminu, przyczynę opóźnienia trzeba wskazać w protokole.

W protokole ustala się między innymi, czy zdarzenie zostało uznane za wypadek przy pracy. Jeżeli zespół stwierdza, że zdarzenie nie było wypadkiem przy pracy albo zachodzą okoliczności mogące wpływać na prawo pracownika do świadczeń, takie stanowisko wymaga szczegółowego uzasadnienia oraz wskazania dowodów, na których zostało oparte.

Krok 7. Pracownik musi mieć możliwość zgłoszenia uwag

Przed zatwierdzeniem protokołu zespół powypadkowy ma obowiązek zapoznać poszkodowanego z jego treścią.

Pracownik może zgłosić uwagi i zastrzeżenia do ustaleń zawartych w dokumencie, ma również prawo wglądu do akt postępowania oraz sporządzania z nich notatek, odpisów i kopii.

To ważne, ponieważ protokół powypadkowy może później mieć znaczenie nie tylko w postępowaniu dotyczącym świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego, lecz również w ewentualnym sporze pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.

Krok 8. Zatwierdzenie protokołu

Pracodawca powinien zatwierdzić protokół nie później niż w terminie 5 dni od dnia jego sporządzenia.

Jeżeli pracownik zgłosił zastrzeżenia albo dokument nie odpowiada wymaganiom przewidzianym w przepisach, pracodawca zwraca go zespołowi w celu wyjaśnienia i uzupełnienia. Po dokonaniu tych czynności zespół sporządza nowy protokół w terminie 5 dni. Zatwierdzony dokument doręcza się następnie poszkodowanemu.

W przypadku wypadku śmiertelnego, ciężkiego lub zbiorowego zatwierdzony protokół należy również niezwłocznie przekazać właściwemu inspektorowi pracy.

Krok 9. Rejestr wypadków i dokumentacja

Na zakończeniu protokołu obowiązki pracodawcy się nie kończą.

Pracodawca ma obowiązek prowadzenia rejestru wypadków przy pracy. Protokół wraz z pozostałą dokumentacją powypadkową należy przechowywać przez 10 lat.

Jeżeli zdarzenie zostało uznane za wypadek przy pracy, trzeba również pamiętać o statystycznej karcie wypadku Z-KW. Jej pierwszą część pracodawca co do zasady sporządza i przekazuje w terminie 14 dni roboczych od zatwierdzenia protokołu powypadkowego, obecnie elektronicznie przez portal sprawozdawczy GUS.

Czy uznanie wypadku przy pracy oznacza automatycznie winę pracodawcy?

Nie – i to bardzo ważne rozróżnienie.

Uznanie zdarzenia za wypadek przy pracy nie jest tym samym co stwierdzenie, że pracodawca ponosi odpowiedzialność odszkodowawczą za jego skutki. To dwie odrębne kwestie.

Pracownik może być uprawniony do świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego, natomiast ewentualne dodatkowe roszczenia kierowane bezpośrednio przeciwko pracodawcy wymagają odrębnej analizy podstaw odpowiedzialności i okoliczności konkretnego zdarzenia.

Dlatego przy poważniejszych wypadkach warto patrzeć na postępowanie powypadkowe nie tylko jak na obowiązek kadrowo-BHP, ale również jak na postępowanie, którego ustalenia mogą mieć później istotne znaczenie dowodowe.

Najczęstszy błąd pracodawcy? Zbyt późne zabezpieczenie dowodów

Po wypadku uwaga przedsiębiorcy naturalnie koncentruje się na zdrowiu pracownika. I słusznie. Problem pojawia się wtedy, gdy po kilku dniach okazuje się, że monitoring został nadpisany, miejsce zdarzenia uporządkowano, maszyna została naprawiona, a świadkowie nie pamiętają już dokładnie przebiegu wydarzeń.

Dlatego działania medyczne i działania dowodowe powinny przebiegać równolegle.

W praktyce po otrzymaniu informacji o wypadku warto od razu zadbać o pomoc poszkodowanemu, zabezpieczenie miejsca i monitoringu, ustalenie świadków, powołanie zespołu powypadkowego, zgromadzenie dokumentacji BHP oraz kontrolę terminów postępowania.

Wypadek przy pracy w firmie – warto zareagować od początku

Im poważniejsze zdarzenie, tym większe znaczenie ma prawidłowe przeprowadzenie pierwszych czynności. Błędy popełnione bezpośrednio po wypadku mogą utrudnić później ustalenie jego rzeczywistych przyczyn, prowadzenie postępowania przed ZUS, kontrolę PIP czy obronę stanowiska pracodawcy w sporze sądowym.

Kancelaria Prawna CLARO wspiera pracodawców w sprawach z zakresu prawa pracy, w tym w postępowaniach dotyczących wypadków przy pracy, analizie dokumentacji powypadkowej oraz sporach z pracownikami.